Как списать подотчетные денежные средства при отсутствии закрывающих документов?

Comments

• Добрый день.
  

  Цитата: на оплату жилья, питания и.т.д.

  Работник ездил в командировку или в связи с чем оплачивалось жильё и питание? Почему закрывающих документов нет? Опишите ситуацию чуть подробнее.
• Оплата была за жилье у частника. Был в таком месте где гостиницы отсутствовали.  Чеки на питания утерял с магазина и столовых, а также чеки на топливо.
• Цитата: Оплата была за жилье у частника. Был в таком месте где гостиницы отсутствовали.

  Расчёты с ФЛ оформляются путём составления обычной расписки в получении денег, где получатель (собственник жилья) собственноручно указывает свои паспортные данные, полученную сумму (цифрами и прописью) и то, за что (в связи с чем) он её получил от вашего работника. Этого будет вполне достаточно и об этом надо предупреждать (подробно инструктировать) работников ещё накануне отъезда в командировку.

  Цитата: Чеки на питания утерял с магазина и столовых

  Питание и не оплачивается за счёт работодателя, оно должно покрываться (или нет - тут уж как повезёт и от аппетитов работника тоже зависит) суточными в размере, утверждённом на уровне хозяйствующего субъекта.

  Цитата: а также чеки на топливо.

  А вот это совсем плохо конечно. Потому что уже возникают серьёзные сомнения, а был ли работник в командировке вообще и даже если да, то всё ли заявленное время он там находился.
  Это у вас директор или рядовой сотрудник?
• Директор
• Какие-то документальные подтверждения он может представить, что поездка действительно состоялась, что он был в месте командирования и своё служебное задание выполнил?
• Все расчёты были по бизнес карте, только снимал на оплату жилья
• Можно оформить подробный отчёт о командировке: где в какой день был, с кем (в производственных интересах) встречался, какую работу выполнил, какие суммы на что потратил. В конце стоит описать, по какой причине бумажные документы отсутствуют (в результате чего или не были получены вовсе, или получены, но затем утрачены). Авансовый отчёт он сам себе вероятно утвердит (и тогда в бухгалтерском учёте проведёте расходы), но важно ж ещё доказать, что у директора не возникло личного дохода; что все затраты понесены им исключительно в производственных нуждах, а потому нет основания начислять на них страховые взносы и НДФЛ.
  Ну а в налоговом учёте принимать без документов однозначно нельзя - см. п. 1 ст. 252 НК РФ.
• Спасибо огромное)